Caso de Estudio: De Brandbook a Software Administrativo
Introducción
En 2015, participamos en la fundación y creación de marca de Heelum Data Recovery, una empresa dedicada a la recuperación de datos. Aprovechamos este caso de estudio para introducir los elementos primarios de un brandbook y posteriormente, ilustraremos cómo estos elementos se instancian en aplicaciones prácticas como papelería corporativa y el diseño de un software administrativo.
¿Qué es un Brandbook?
Un brandbook, o manual de marca, es un documento que define la identidad de una marca. En él, se definen los bloques fundamentales que componen la imagen de la marca, tales como el logotipo y sus variaciones, la paleta de colores, tipografía y otros elementos. Además, el brandbook establece las directrices para el uso correcto de estos elementos en diferentes contextos, asegurando la consistencia visual y comunicativa de la marca.
"Branding" es la capacidad de una organización de evocar una percepción específica en la mente de su audiencia. Mediante la aplicación de elementos consistentes, una marca puede construir reconocimiento y confianza con su público objetivo.
El Brandbook de Heelum Data Recovery
Las imágenes que mostramos a continuación son una adaptación del brandbook original de Heelum Data Recovery, con ajustes para mejorar la legibilidad en este formato. Descarga la versión completa (en Inglés) aquí: Heelum Data Recovery Brandbook (PDF).
Una vez establecidos los elementos fundamentales de la identidad de marca, el siguiente paso natural es la creación de materiales corporativos, una de las aplicaciones más comunes.
La aplicación de la identidad a la papelería corporativa ejemplifica con claridad el significado de “brandeado”. Los clientes, proveedores y socios comerciales reconocen inmediatamente que están tratando con una entidad consistente, facilitando el desarrollo de familiaridad y relaciones comerciales basadas en la confianza.
Creación de Software Administrativo
Cambiemos ligeramente de rumbo para explorar una aplicación menos sobre el aspecto visual y más sobre experiencia de usuario, tanto para el personal como para los clientes. El impacto de un software administrativo puede parecer menos evidente en términos de branding, pero es igualmente significativo. Durante nuestra colaboración con la empresa, encontramos que un software de gestión propio contribuye validez, profesionalismo y protocolos bien establecidos, características que a su vez se reflejan positivamente en la percepción de la marca.
Diseño UI/UX del Software Administrativo
Como en la gran mayoría de los proyectos de software en los que hemos participado, partimos de un proceso operativo existente; la compañía ya tiene un flujo de trabajo definido para la gestión de clientes, unidades de trabajo (“jobs” en Heelum Data Recovery) y su proceso de aprobación y facturación. Nuestro objetivo fue digitalizar y optimizar este flujo de trabajo mediante una herramienta personalizada.
El software fue diseñado para gestionar el proceso completo del servicio de recuperación de datos, desde la creación de cada “job”, emisión de recibos y coordinación con el equipo técnico, hasta la aprobación del cliente y facturación final.
Creación de Jobs y Captura de Información
Los trabajos se componen de unidades de almacenamiento (por lo general discos duros) que contienen los datos a recuperar. Cada uno de los campos en esta vista fue personalizada a la información que la empresa necesitaba capturar de acuerdo a su flujo de trabajo.
Gestión de Clientes y Jobs
Un aspecto clave del software es comunicar claramente el estado de las entidades gestionadas: clientes y jobs. La vista de detalle de cada cliente muestra inmediatamente los representantes (staff del cliente con quienes se lleva la comunicación sobre los jobs), información de contacto y el historial de jobs asociados al cliente. Similarmente, la vista de detalle de cada job muestra la información principal sobre el trabajo (tipo de almacenamiento, fecha de registro, representante), estado actual del trabajo las unidades de almacenamiento registradas.
Reportes y Área de clientes
Posterior al registro de jobs, el software permite al equipo técnico crear reportes detallados, documentando el estado de las unidades de almacenamiento, notificar al área administrativa sobre los pasos necesarios para continuar el proceso, adjuntar archivos (capturas de pantalla mostrando la estructura de archivos recuperados), y finalmente notificar al cliente sobre la determinación de costo y solicitar aprobación para proceder con la recuperación.
Cuando el equipo técnico finaliza un reporte, el cliente recibe una notificación para revisar el reporte en su área privada dentro del software administrativo. Desde esta área, el cliente puede revisar los detalles del reporte, aprobar la cotización, y realizar el pago en línea.
Conclusión
Gracias por acompañarnos en este recorrido a través del brandbook de Heelum Data Recovery y su aplicación en un software administrativo. Mediante este caso de estudio, exploramos dos temas que no se agrupan comúnmente. Sin embargo, nuestra colaboración con Heelum Data Recovery en este proyecto nos permitió observar cómo ambos aspectos complementan y refuerzan la percepción de profesionalismo y confiabilidad de una empresa.
Una conclusión adicional de este caso de estudio es nuestra capacidad para implementar proyectos multidisciplinarios. Nos energiza enormemente poder ofrecer soluciones transversales que aborden múltiples necesidades de nuestros clientes. Si este enfoque resuena contigo, no dudes en contactarnos para discutir cómo podemos colaborar en tus próximos proyectos.
Heelum Data Recovery continúa operando bajo la marca Onyx Recuperación. Visita su sitio web: Onyx Recuperación.